Một ngày, khi những email và tin nhắn liên tục thông báo các công việc được giao ập đến chồng chéo lên nhau cùng lúc khiến đầu óc rối bời khó xử, có lẽ chúng ta sẽ nhận ra sắp xếp công việc giữa những bộn bề thông tin cũng là một nghệ thuật… Google sheet, Base Wework và những công cụ hỗ trợ việc lên kế hoạch, quản lý công việc sẽ mãi ở đó, với những cập nhật theo xu thế hiện đại, thế nhưng để công việc được xử lý một cách trôi chảy nhất thì cần lắm một người nhiệt huyết và tỉ mỉ như Chuyên viên Nguyễn Thế Phương.
Công việc nhỏ mà có võ
Nhắc đến anh Thế Phương đó là những bảng tính khoa học với màu sắc phù hợp nhưng lại rất gọn gàng và dễ dàng phân biệt. Với sự trung thực, quan sát nhạy bén, khả năng xử lý thông tin cực kỳ chính xác và nhanh chóng, không quá khó để giải thích lý do vì sao anh Thế Phương lại được Ban Giám đốc tin tưởng giao cho nhiệm vụ phụ trách theo dõi tiến độ công việc của Cơ sở II. Tất cả những công việc của Cơ sở II đều được theo dõi và cập nhật tiến độ thực hiện một cách đầy đủ thông qua công cụ Google sheet online (từ năm 2016 đến ngày 31/07/2020) và công cụ Base Wework (từ ngày 01/08/2020 đến nay). Tuy thời gian chuyển đổi từ công cụ Google sheet online sang công cụ Base Wework chỉ vỏn vẹn khoảng 14 ngày nhưng anh Thế Phương với nhiệm vụ admin đã thiết lập mọi việc của cả hệ thống – một công tác đòi hỏi sự am tường về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và cách thức tổ chức quản lý công việc khoa học và hiệu quả tại Cơ sở II để từ đó thiết lập các phân quyền tối ưu.
“Công việc mỗi ngày của tôi yêu cầu xử lý thông tin nhanh và chắc chắn, bởi vậy tôi luôn đề ra mục tiêu là làm sao để năng suất ngày càng tốt hơn đi cùng với hiệu quả. Những tiện ích trên các công cụ số thật ra rất thú vị và hữu ích nếu như chúng ta khám phá được những ứng dụng của nó. Với mỗi email hay tin nhắn về công việc được giao, tôi đều cập nhật ngay lên Google sheet online để tránh bỏ sót bất kỳ nội dung nào. Mỗi một phần việc tôi dành một tệp màu sắc riêng và ghi chú riêng, có như vậy giữa luồng thông tin đa chiều, các thầy cô đều có thể nhanh chóng nhận diện được phần phân công của mình.
Trước đây, các chuyên viên có thể theo dõi công việc của mình bằng các công cụ như lịch để bàn, sổ ghi chú, … và như thế viên chức quản lý rất khó khăn trong việc nắm bắt các công việc đang thực hiện của mỗi chuyên viên. Với việc áp dụng công cụ Google sheet online, Base Wework thì viên chức quản lý và chuyên viên đều theo dõi sát sao các công việc của cá nhân và đơn vị mình.
Việc áp dụng công nghệ số vào bất kỳ lĩnh vực nào trong công việc cũng đòi hỏi rất nhiều nỗ lực của mỗi chúng ta, và bản thân tôi ý thức rằng mình cần phải setup hệ thống thật nhanh chóng, tìm hiểu thật đầy đủ các tính năng của Base Wework để có thể hỗ trợ viên chức một cách kịp thời trong quá trình sử dụng.” – Anh Thế Phương chia sẻ.
Tích tiểu thành đại
Tuy chỉ đóng góp một phần nhỏ của mình vào thời gian biểu của mỗi viên chức, thế nhưng nhiệm vụ công tác của anh Thế Phương đã giúp cho các viên chức tiết kiệm được rất nhiều thời gian và nỗ lực, bởi không phải ai cũng có thể bình tĩnh gom nhặt những nội dung công việc được giao và sắp xếp một cách khoa học. Với email cần phải có thông báo để nhắc nhở, với tin nhắn cần phải có sự hình dung rõ ràng hoặc với Viber, Zalo – hình thức trao đổi công việc tuy thuận tiện hơn nhưng vẫn làm nhiều viên chức cảm thấy bối rối, khó xử vì thực sự lượng thông tin cập nhật quá nhiều dễ dẫn đến sự mất tập trung. Đồng nghiệp vẫn thường hay đùa vui rằng anh Thế Phương chính là người nghệ nhân ngày ngày cần mẫn góp sức vào xây dựng đại công trình. Nghệ nhân giỏi có thể không cần xây dựng một công trình quá đỗi hùng vĩ, nhưng chắc chắn rằng, một đại công trình luôn cần có bàn tay góp sức của người nghệ nhân đầy tâm huyết và sự bền bỉ.
Không chỉ là người sáng tạo áp dụng quản lý công việc trực tuyến, anh Thế Phương còn là người chăm sóc về chính sách, chế độ cho cả Cơ sở II như lương, thưởng, bảo hiểm xã hội; là một Chủ tịch Công đoàn Bộ phận năng động, quan tâm, chăm chút cho từng hoạt động của Công đoàn Hành chính 3; là 1 Chi ủy viên cần mẫn, tiên phong trong các công tác của Chi bộ Viên chức hành chính 2.
Điều quan trọng nhất trong khi hoàn thành nhiệm vụ của chúng ta là cảm xúc, khi tâm thế thật bình tĩnh và thoải mái thì mới có thể từ từ giải quyết từng nút rối. Và với anh Thế Phương, được làm việc, đóng góp công sức, cống hiến cho Cơ sở II đã trở thành một niềm vui, niềm hạnh phúc mỗi ngày.
